Politique de confidentialité

Version du 2026-10-19

La présente politique explique, en termes simples, quels renseignements personnels le service DMS-Plus recueille, pourquoi, à qui il les communique, combien de temps il les garde et quels sont vos droits. Elle est distincte des conditions d'utilisation.

1. L'exploitant, le responsable et l'hébergement

DMS-Plus (« l'exploitant », « nous ») exploite le service; son nom légal s'affiche aux utilisateurs connectés. Le service est hébergé à Matane, au Québec.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est le président de l'exploitant. Toute demande ou plainte lui est adressée par écrit, à l'adresse postale de l'exploitant (section 10).

2. Nos deux rôles

Nous jouons deux rôles distincts:

• Pour nos utilisateurs (les employés d'un concessionnaire qui ouvrent un compte), nous sommes responsables des renseignements de leur compte, décrits à la section 3.
• Pour chaque concessionnaire, nous sommes un fournisseur de services: le concessionnaire reste responsable des renseignements qu'il entre dans le service sur ses clients, ses véhicules et ses interlocuteurs; nous les traitons pour lui, selon ses instructions, aux fins du service seulement, et nous ne les utilisons jamais à nos propres fins. Chaque concessionnaire ne voit que ses propres données.

3. Ce que nous recueillons, pourquoi et comment

Votre compte. Votre adresse courriel, votre prénom et votre nom, votre mot de passe (conservé sous forme hachée) et, si vous le fournissez, votre numéro de cellulaire et son état de vérification. Nous les recueillons quand vous ouvrez votre compte, pour vous identifier, sécuriser votre accès (code de connexion, vérification par texto, authentification à deux facteurs) et vous joindre au sujet du service.

Votre concessionnaire. Son nom, son domaine, son logo, son adresse et son numéro de téléphone, pour configurer et facturer le service.

Les renseignements que le concessionnaire entre. Selon les outils qu'il utilise: les noms, numéros de téléphone, adresses courriel et adresses postales de ses clients; les numéros de permis de conduire des conducteurs d'un véhicule de courtoisie et les documents signés; les numéros d'identification de véhicule (NIV), les plaques, le kilométrage et les photos des véhicules évalués; les conversations par texto avec ses clients et ses grossistes; les numéros des appelants et les fiches que son système de gestion (DMS) renvoie pendant un appel; les conversations avec l'assistant et les brouillons de bons de travail; les dossiers d'entreposage de pneus; les étiquettes de vitre et les commandes de véhicules. Nous les traitons pour rendre le service au concessionnaire, et pour rien d'autre.

Les textos d'évaluation aux grossistes. Quand un grossiste laisse sans réponse une longue série de textos d'évaluation, les textos qui lui sont destinés cessent, par une règle automatique et sans intervention humaine. La personne en mesure de revoir cette décision est un utilisateur du concessionnaire: il rétablit les envois quand le grossiste reconfirme son consentement. Un grossiste qui a répondu STOP ou ARRET est un cas distinct: sa ligne ne se rouvre que s'il texte START, YES ou UNSTOP.

Les données techniques. Les journaux du serveur (adresse IP, page demandée, date et heure, sans le contenu des formulaires) et, pour une signature électronique, l'adresse IP et l'heure de la signature, à titre de preuve.

4. L'intelligence artificielle

L'assistant et certains outils envoient du texte à un fournisseur de modèles d'intelligence artificielle. Avant l'envoi, les noms de clients, numéros de téléphone, adresses courriel, NIV, adresses et plaques sont remplacés par des substituts (par exemple « [CUSTOMER_1] »), et les vraies valeurs sont rétablies dans la réponse; le fournisseur ne les reçoit pas. Une exception: quand un concessionnaire active la dictée, l'audio dicté est envoyé tel quel au fournisseur de transcription, qui le transcrit.

En production, le texte est traité par un seul fournisseur (États-Unis). D'autres fournisseurs pourront s'ajouter selon leur performance et leur efficacité; la présente politique les nommera alors.

Les réponses de l'intelligence artificielle sont une information à vérifier.

5. À qui nous communiquons des renseignements

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous en communiquons aux fournisseurs ci-dessous, chacun pour la fin indiquée, et à personne d'autre, sauf si la loi l'exige. Plusieurs sont établis hors du Québec, notamment aux États-Unis; vos renseignements peuvent alors y être conservés et y être accessibles aux autorités de ce pays.

6. L'agent de bureau

Le concessionnaire peut installer notre agent sur ses postes de travail. L'agent consulte, pour vous, le système de gestion du concessionnaire et les portails des constructeurs avec vos propres accès; il ne lit ni ne conserve jamais vos mots de passe, que le navigateur remplit lui-même. Quand il télécharge un document PDF, il en extrait le texte sur votre poste et ne transmet que ce texte; les images, les formulaires et les pièces jointes ne quittent pas la machine. L'agent se met à jour sans intervention de votre part.

7. Les témoins (cookies)

Le service n'utilise que des témoins nécessaires, dont celui de votre session (douze heures), celui qui protège les formulaires contre les envois forgés et celui qui retient votre langue. Aucun témoin publicitaire ni d'analyse d'audience; c'est pourquoi aucune bannière ne vous est présentée.

8. Conservation et destruction

Nous gardons les renseignements le temps nécessaire aux fins décrites ici:

• un brouillon de bon de travail abandonné est supprimé après 14 jours; un bon de travail écrit dans le système de gestion du concessionnaire est gardé 730 jours, comme piste de vérification;
• les résultats des tâches de fond sont effacés après un jour;
• les copies de sauvegarde locales de la base de données sont effacées après 14 jours;
• tout le reste est conservé pour la durée du service au concessionnaire, puis lui est remis sur demande dans un format courant et supprimé à la fin du service.

Aucun compte d'utilisateur n'est supprimé: un compte qui ne doit plus se connecter est désactivé. Un utilisateur quitte un concessionnaire en perdant son adhésion; le concessionnaire garde les évaluations que cet utilisateur a faites, avec son nom.

9. Mesures de sécurité

Les échanges avec le service sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe sont hachés. L'authentification à deux facteurs est offerte à chaque utilisateur. Chaque concessionnaire ne voit que ses propres données. Les identifiants de clients sont remplacés par des substituts avant tout envoi à un fournisseur d'intelligence artificielle. Les secrets sont caviardés des journaux et des rapports d'erreur.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, leur rectification, la copie des renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format courant, ou le retrait de votre consentement là où il fonde le traitement. Les renseignements qu'un concessionnaire a entrés sur ses clients relèvent de lui: adressez-lui votre demande, et nous l'aidons à y répondre.

Toute demande se fait par écrit, par courrier, au responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse postale de l'exploitant. La Loi nous impose d'y répondre par écrit dans les 30 jours de sa réception.

11. Plaintes

Une plainte sur le traitement de vos renseignements personnels se fait par écrit au responsable, à la même adresse. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

12. Incidents de confidentialité

Quand un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et nous prenons les mesures raisonnables pour en diminuer les conséquences.

13. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. La nouvelle version est publiée sur cette page avec sa date; un changement de fournisseur y est inscrit dès qu'il est en service.